¿Para qué sirve una bitácora en una planta purificadora de agua? Más allá de un simple registro, una bitácora puede ser una herramienta valiosa para asegurar el buen funcionamiento y la calidad en el producto final. Ya sea en formato físico o digital, incorporar una bitácora en las operaciones de tu purificadora puede ser un paso importante para transmitir profesionalismo y reflejar compromiso con tu servicio.
Ahora bien, queremos compartirte muchos detalles importantes acerca de las bitácoras para una purificadora de agua, y por qué pueden ser clave en el éxito de tu proyecto si comienzas a implementarlas en el día a día de tu negocio.
¿Qué es una bitácora y qué beneficios se pueden lograr para tu negocio de agua purificada?
Una bitácora para la limpieza y el mantenimiento de una purificadora de agua es un formato físico o digital que se usa para registrar ordenadamente las actividades sobre la limpieza, revisión, ajustes y reparaciones de los equipos y puntos claves en el sistema de purificación.
Emplear una bitácora no sólo te ayudará a tener un control interno, también podrás contar con un respaldo que demostrará que en tu negocio se trabaja siguiendo estándares de higiene y calidad.
En esta herramienta clave podrás documentar todo lo que sucede en cuanto a mantenimiento y limpieza, logrando así:
Mantener el sistema de purificación de agua en buen estado
Al contar con un registro claro con fechas y tipos de mantenimiento que se realicen, tendrás la oportunidad de identificar patrones de desgaste o fallas que son frecuentes. Este punto te va a permitir tomar las medidas necesarias a tiempo para prevenir daños mayores.
Organizar los deberes de limpieza y mantenimiento
Tener una bitácora diaria te va a permitir programar y asegurarte de que se cumplan las rutinas de limpieza diaria, semanal o mensual. Así no dejarás que se pasen por alto procesos importantes como el lavado de tanques o el cambio de filtros.
Demostrar el cumplimiento de limpieza y mantenimiento a las autoridades sanitarias
Si recibes alguna visita de las autoridades o dependencias, mostrar registros completos que estén bien estructurados sostendrá que en tu negocio se tienen establecidos protocolos de mantenimiento e higiene. Lo cual te puede permitir que evites sanciones, así como reforzar la imagen de ser un negocio confiable y profesional.
Sostener la calidad en el agua y poder proteger el bienestar de los consumidores
Implementar un seguimiento constante de limpieza y mantenimiento en las instalaciones y el sistema de agua purificada permitirá que el agua se mantenga libre de contaminantes. Esto no solo es vital para el bienestar de los consumidores, también es bueno para la reputación de la planta.
Contribuir en el orden y crecimiento de la planta purificadora
Al tener un control documentado, se vuelve más sencillo delegar responsabilidades y capacitar al personal. Así podrás evaluar el desempeño de los colaboradores y tomar mejores decisiones para la mejora.
¿Qué se recomienda incluir en una bitácora de mantenimiento?
Llenar correctamente la bitácora de mantenimiento te puede otorgar muchas ventajas, pero también es importante que sepas qué datos y registros incluir en este tipo de formatos:
- Fecha y hora de la actividad de cuando se realiza la limpieza o el mantenimiento.
- Nombre del responsable o técnico.
- Tipo de actividad o tarea que se realiza: mantenimiento preventivo o correctivo, limpieza profunda, cambio de filtros, revisión de conexiones eléctricas, desinfección de equipos, lavado de garrafones o tanques, etc.
- Área o equipo intervenido.
- Materiales o productos utilizados.
- Observaciones relevantes.
- Firma del encargado y/o supervisor.
Errores comunes al llenar una bitácora y cómo evitarlos
Es común que al llenar una bitácora se cometan ciertos errores, lo cual puede restarle valor al registro. Por ello, te compartimos algunos de los errores más frecuentes, esto te ayudará a evitarlos:
Omitir información importante. En ocasiones pueden quedar registros incompletos, lo cual puede ocasionar que haya dudas sobre la actividad realizada, o incluso pensar que no se llevó a cabo. Para evitar este inconveniente, indica que todos los campos son obligatorios y comunícaselo a las personas responsables de llenar la bitácora.
Anotar tareas de forma genérica o sin especificar. Puede que algunas personas sean muy breves y poco explícitas al registrar la actividad, por ejemplo “limpieza realizada” o “todo bien en la actividad”, en vez de eso, es importante que se detalle que se hizo, en cuál área o equipo, y si se presentaron problemas. Es necesario que solicites una descripción clara y que anoten cualquier observación relevante, por ejemplo: “se lavaron los filtros con agua a presión y se detectó desgaste en un filtro.
Registrar tareas que no se hicieron con el fin de presentar cumplimiento. Se puede presentar el caso en donde se llenen bitácoras sin que las actividades se hayan realizado. Si esto se hace un hábito, podrían comenzar a presentarse problemas técnicos. Por ello, es necesario que se fomente la responsabilidad entre el personal y supervisar periódicamente de que lo que se registra realmente se realice.
No tener un orden cronológico. Al registrar actividades sin llevar un orden, puede haber confusión y dificultar el seguimiento de los mantenimientos y los programas de limpieza. Es importante que las bitácoras se cumplan día con día en orden y en la misma libreta. Si la bitácora está en forma digital, procura incluir columnas para anotar las fechas y horas.
No conservar los registros o no hacerlo de forma adecuada. Es importante que las bitácoras se resguarden de forma segura. Ya sea archivándolas en carpetas físicas o respaldándolas digitalmente. Evita que anden en hojas sueltas o en distintas carpetas.
¿Quién debe llenar la bitácora y cómo se debe conservar?
La bitácora de mantenimiento y limpieza en una planta purificadora debe ser llenada por las personas que realizan directamente la actividad correspondiente. Esto garantiza que el registro sea fiel a lo que realmente se hizo.
Las personas que podrían llenarla incluyen::
- Operadores de planta.
- Encargados de la producción.
- Técnicos de mantenimiento.
- Personal de limpieza.
- Técnicos externos (en caso de mantenimientos especializados).
Además del llenado diario, se recomienda que haya un responsable de revisar periódicamente las bitácoras para asegurarse de que todo esté al día y detectar cualquier omisión o inconsistencia.
Implementar bitácoras en tu planta purificadora de agua no tiene que ser complicado, pero sí requiere de constancia y disciplina.
Te puede interesar saber como mantener en buenas condiciones tu máquina vending.
En TuPlantaPurificadora.com.mx estamos listos para responder tus dudas
